Was KI-Beratung im Mittelstand kostet

Warum diese Frage kaum jemand beantwortet

Es gibt zwei ehrliche Gründe und einen unehrlichen. Der erste ehrliche: Der Aufwand hängt tatsächlich stark davon ab, wie ein Betrieb arbeitet. Der zweite: Der Markt ist jung, viele Anbieter kennen ihre eigenen Kosten noch nicht gut genug, um sich festzulegen.

Der unehrliche Grund ist, dass ein unbekannter Preis den Spielraum offen hält. Wer erst nach zwei Terminen eine Zahl nennt, kann sie am Gegenüber ausrichten. Das ist verbreitet und der Hauptgrund, warum Preisangaben in diesem Feld so selten sind.

Wir halten das für den falschen Weg, und zwar aus einem sehr praktischen Grund: Als kleines Team ist unser Engpass nicht die Zahl der Anfragen, sondern die Zeit, sie zu bearbeiten. Ein Preis, der vorab bekannt ist, sortiert vor. Wer ihn zu hoch findet, meldet sich gar nicht erst, und das ist für beide Seiten besser als zwei verlorene Termine.

Was der Markt aufruft

Die Spanne beim Projekt mit eigener Wissensbasis ist die aussagekräftigste Zahl in der Tabelle, weil sie das Grundproblem zeigt. Zwischen 8.000 und 50.000 Euro liegt nicht Qualität, sondern Umfang: ob eine Abteilung angebunden wird oder ein ganzes Unternehmen, ob die Dokumente sauber abgelegt sind oder in fünfzehn Jahren gewachsener Ordnerstruktur liegen.

Deshalb ist jede Zahl ohne Beschreibung des Umfangs wertlos. Das gilt auch für unsere.

Was wir nehmen

Das Audit dauert zwei Tage und ist kein verkapptes Verkaufsgespräch. Wir nehmen die Kernprozesse auf, messen, wo real Zeit verloren geht, und bewerten, was davon sich mit KI lösen lässt und was nicht. Das Ergebnis ist ein Dokument mit Bewertung und Fahrplan, das dem Kunden gehört, auch wenn er anschließend nichts umsetzt.

Dass wir es anrechnen, wenn er umsetzt, ist kein Rabatt, sondern die Konsequenz daraus: Wer den Fahrplan bei uns umsetzt, hat die Analyse ohnehin bezahlt.

Warum der Betrieb pauschal abgerechnet wird und nicht pro Kopf

Die großen Anbieter rechnen pro Nutzer ab. Bei rund 30 Euro pro Mitarbeiter und Monat kostet das in einem Betrieb mit 40 Beschäftigten über 14.000 Euro im Jahr, und zwar bevor irgendjemand geprüft hat, ob alle 40 das Werkzeug überhaupt brauchen.

Das führt zu einem Muster, das wir immer wieder sehen: Es werden Lizenzen für die halbe Belegschaft gekauft, benutzt werden sie von sechs Leuten, und nach einem Jahr gilt das Thema KI im Betrieb als gescheitert.

Unsere Pauschale hat keine Nutzergrenze. Der Preis hängt am System und an dessen Betrieb, nicht daran, wie viele Menschen es öffnen. Das hat einen praktischen Nebeneffekt: Der Betrieb kann es allen geben, ohne vorher zu rechnen, und danach sehen, wer es wirklich nutzt.

Woraus sich der Betriebspreis zusammensetzt

Der größte Einzelposten ist die Hardware. Ein dedizierter Server mit aktueller Rechenkarte in einem deutschen Rechenzentrum liegt derzeit bei rund 890 Euro im Monat. Bei Anbietern mit BSI-C5- und ISO-27001-Zertifizierung beginnen vergleichbare Angebote bei etwa 490 Euro, dafür mit anderen Zusagen zur Verfügbarkeit.

Zum Vergleich: Dieselbe Rechenkarte im Kauf kostet je nach Marktlage 8.000 bis 16.000 Euro, Tendenz eher steigend, weil Speicher knapp ist. Das ist auch der Grund, warum wir Hardware nicht mehr beim Kunden aufstellen.

Dazu kommt, was keine Rechnung ausweist: eine getrennte Umgebung je Kunde, Überwachung, Aktualisierungen, und eine Antwort auf die Frage, wer erreichbar ist, wenn das System abends steht. Diese Frage stellt jeder ernsthafte Interessent, und sie ist der eigentliche Unterschied zwischen einem Mietserver und einem betriebenen System.

Wann sich das nicht lohnt

Es gibt Betriebe, denen wir davon abraten, und das sind nicht wenige.

• Weniger als etwa zehn Menschen, die regelmäßig am Schreibtisch arbeiten. Dann ist ein reguläres Team-Abo eines großen Anbieters günstiger und reicht aus.
• Kein wiederkehrender Textvorgang. Wo nicht täglich Ähnliches getippt, geprüft oder übertragen wird, gibt es nichts einzusparen.
• Die Dokumente liegen nirgends geordnet. Dann ist das erste Projekt keine KI-Einführung, sondern Aufräumen, und das sollte auch so heißen.
• Es soll ein einzelnes Werkzeug ersetzt werden, das funktioniert. Dafür lohnt der Aufwand nie.

Genau deshalb steht das Audit am Anfang und nicht ein Angebot. Ohne die Prozesse gesehen zu haben, verkauft man Vermutungen.

Häufige Fragen