Nutzen Ihre Mitarbeiter schon KI, ohne dass Sie es wissen?

Wie es abläuft

Jemand hat eine schwierige Kundenmail zu beantworten, wenig Zeit und keine Lust auf die dritte Formulierungsrunde. Also kopiert er den Vorgang in ein öffentliches Chatfenster und lässt sich eine Antwort vorschlagen. Gut gemeint, spart tatsächlich Zeit, und die Daten liegen anschließend auf einem Server außerhalb des Betriebs.

Das passiert nicht einmal, sondern täglich, und meistens bei den engagiertesten Leuten. Wer sich um seine Arbeit schert, sucht sich Werkzeuge.

Warum Verbote das Problem verschlimmern

Die erste Reaktion vieler Geschäftsführungen ist eine Anweisung: Nutzung untersagt. Das Ergebnis ist selten weniger Nutzung, sondern weniger sichtbare Nutzung. Statt am Arbeitsrechner passiert es dann am Telefon.

Damit verliert der Betrieb das Einzige, was er vorher noch hatte, nämlich die Chance, überhaupt mitzubekommen, was passiert. Ein Verbot ohne Alternative ist eine Verlagerung, keine Lösung.

Was tatsächlich hilft

1. Offen fragen, ohne Sanktion. Wer nutzt was, wofür, wie oft. Ohne Zusicherung der Straffreiheit bekommt man keine ehrliche Antwort.
2. Ein erlaubtes Werkzeug bereitstellen, das mindestens so bequem ist wie das verbotene. Ist es umständlicher, wird es nicht benutzt.
3. Eine kurze, verständliche Regel: was hinein darf und was nicht. Zwei Absätze, keine Richtlinie über acht Seiten.
4. Erst danach den Rahmen schließen. Eine Regel ohne Alternative ist ein Verbot.

Wie man die Frage stellt, ohne dass alle dichtmachen

Die Formulierung entscheidet über die Antwort. „Nutzt hier jemand unerlaubt ChatGPT?“ erzeugt Schweigen, unabhängig davon, was tatsächlich passiert.

Was funktioniert, ist eine Frage, die das Werkzeug in den Mittelpunkt stellt und nicht die Person. Etwa: Ich will herausfinden, wo uns ein Werkzeug fehlt. Wenn ihr für irgendetwas schon eine KI benutzt, ist das keine Beschwerde, sondern genau die Information, die ich brauche.

Wichtig ist der zweite Teil, und er muss auch gelten: keine Konsequenzen für das, was bis heute passiert ist. Wer diesen Satz sagt und ihn dann bricht, bekommt in diesem Betrieb nie wieder eine ehrliche Antwort auf irgendeine Frage.

Wie eine brauchbare Regel aussieht

Eine Richtlinie über acht Seiten liest niemand. Was gelesen und befolgt wird, passt auf eine halbe Seite und beantwortet genau zwei Fragen: Was darf hinein, und was nicht.

Der letzte Satz ist der wichtigste. Eine Regel, die nur verbietet, verlagert die Nutzung. Eine Regel, die gleichzeitig sagt, wo es erlaubt ist, lenkt sie.

Der Betriebsrat gehört an den Anfang

Der Zahlenrahmen

Nach der Bitkom nutzen rund 41 Prozent der deutschen Unternehmen KI aktiv, bei Unternehmen ab 500 Beschäftigten über 60 Prozent. Diese Zahlen tauchen derzeit in vielen Vertriebsgesprächen als Druckmittel auf, im Sinne von: Sie verpassen den Anschluss.

Ich halte das für den schwächeren Hebel. Der Anschluss ist eine abstrakte Sorge. Dass heute Nachmittag ein Kundenvorgang in einem öffentlichen Chatfenster landet, ist ein konkretes Ereignis im eigenen Haus. Damit lässt sich arbeiten.

Häufige Fragen